PRIVACY VERKLARING van De Hanze vzw

De Hanze VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we u heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Hanze VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als De Hanze VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

De Hanze VZW
Burg 10
8000 Brugge
privacy@dehanze.be
Telefoon : +32-50-34.13.98

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers, medewerkers en personeel.

Doeleinden en rechtsgronden: waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door De Hanze VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Leden- en personeelsadministratie en dienstverlening aan leden; (uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichting)
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van De Hanze VZW; (uitvoering overeenkomst)
  • Aankopen van tickets (afleveren tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na uw bezoek, contactname in geval van programmawijziging of annulatie); (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen; (gerechtvaardigd belang, toestemming)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid. (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam
  • Privé contactgegevens : adres, telefoonnummer, GSM, e-mail adres
  • Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
  • CV
  • Interesses
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
  • Aanwezigheid
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren en ledenfiche op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de samenwerkende verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

Om lid te kunnen worden, te blijven of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging moeten de vermelde gegevens, indien van toepassing, verstrekt worden. Met uitzondering van:

  • Beeldmateriaal (pasfoto, groepsfoto en evenementen foto's voor public relations)
  • Contactgegevens (voor direct marketing)

In het kader van bovenvermelde verwerkingen kan De Hanze VZW u contacteren, bijvoorbeeld om u te informeren over haar aanbod en werking, voor haar facturatie en voor administratieve doeleinden. U kan op diverse manieren door De Hanze VZW gecontacteerd worden, o.a. per mail, telefonisch, per post, via sociale media…

Als u niet meer wenst gecontacteerd te worden door De Hanze VZW kunt u ons deze beslissing meedelen op het hiervoor vermeld adres.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft zullen wij enkel aan derde partijen verstrekken indien dit nuttig en/of noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Eveneens maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarmee niet dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en om uw gegevens vertrouwelijk te behandelen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen, behalve in de hiervoor omschreven gevallen, persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft na onze uitdrukkelijke vraag hierom. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Bewaartermijn

De Hanze VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. In het bijzonder en gezien haar aard en doel hecht De Hanze VZW belang aan het aanleggen van een archief, teneinde in de toekomst een bron van o.a. economische, sociale en culturele gegevens te leveren omtrent geschiedenis en ontwikkelingen in de regio op deze vlakken.

Beveiliging van de gegevens

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens De Hanze VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • We gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • We maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd zoals door de wet voorzien.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevensverwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking, kan u vragen om de verwerking van uw gegevens te stoppen.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

U zal zich spontaan legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via het hiervoor vermelde adres.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

  • Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
  • Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
  • commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

De Hanze VZW kan haar privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Cookie beleid

Volgende cookies maken wij aan voor het voorzien van de nodige functionaliteit op onze website.