Verslag VD met Theo De Beir op 2 september 2021

De kracht van onderhandelen

Theo De Beir

Nadat Theo De Beir de Brugse toehoorders als een nobel publiek had bestempeld, had hij het Hanze gezelschap helemaal mee en leidde hij ons rond in de boeiende wereld van onderhandelen.

Hij lichtte in eerste plaats het verschil toe tussen onderhandelen/bemiddelen en arbitrage (privé-rechtspraak geregeld door de arbitragewet). Daar wordt er getrancheerd, iemand zegt zwart of wit, je hebt gelijk of ongelijk. Het conflict is daar echter niet mee opgelost. De relatie tussen de partijen is in geval van arbitrage meestal naar de vaantjes.

Bij bemiddeling en/of onderhandeling neemt er niemand een beslissing. De partijen zélf bewerkstelligen de regeling van het conflict. Een derde persoon, die neutraal/onpartijdig blijft, zal er voor zorgen dat de communicatie tussen de partijen verbetert en ze zelf zullen onderhandelen, adequaat en correct, zodat ze zin krijgen om tot een akkoord te komen. Bemiddeling gebeurt meer en meer, wordt geregeld door de wet van 2018 én al voordien door de wet van 2005. Bemiddeling kan in burgerlijke en handelszaken, in familiale of sociale zaken en sinds 2018 ook in bestuurszaken. Dus, als je problemen hebt met de overheid kan je nu ook tot bemiddeling overgaan met hen. Dit is de nieuwe wind die waait nu….

Volgens Theo zijn er paradoxen bij onderhandelen en bemiddelen, namelijk iets wat we niet graag doen, maar wat we wel moeten doen als je onderhandelt: je moet de steun hebben van de andere om tot een akkoord te komen én om mee te gaan in jouw verhaal. Je hebt de andere nodig om tot een deal te komen. Het is dus zeer belangrijk om eerst goed na te denken over de reden waarvoor de andere partij rond de tafel zit: wat zou voor hem belangrijk zijn. Ook dit is voor traditionele onderhandelaars zeer moeilijk en ‘not done’.

Als introductie over het onderhandelen geeft Theo ons een aantal begrippen mee, zoals onderhandelingsmodellen (positioneel/principieel onderhandelen), de kernbehoeften (respectvol onderhandelen) en het soort onderhandeling (one shot t.o.v. long term).

Hierna bespreekt Theo in detail de verschillende fases in de onderhandeling.

Fase 1: voorbereiding: maak een

-         SWOT- analyse: van de partijen, maar ook van het conflict en van het akkoord dat we rond de tafel willen regelen;

-         belangenanalyse: wat is er belangrijk voor de ene partij, maar ook voor de andere;

-         optie-analyse: in een onderhandeling heb je de vrijheid om met veel (creatieve) oplossingen te komen, wat in de rechtbank niet mogelijk is;

-         alternatievenanalyse: vooral als je te maken hebt met een onwrikbare tegenpartij. Kan je met je probleem ergens terecht bij een ander als deze onderhandeling niet goed afloopt? Als je een ‘plan B’ hebt, dan zit je ook rustiger aan de onderhandelingstafel.

-         beschuldigingsaudit: kijk ook eens naar jezelf, wat heb jij eventueel zelf minder goed gedaan.

Fase 2: pré-onderhandeling

Theo geeft ons hier de bouwstenen voor de onderhandelingsstructuur: bouw op, stap per stap om dan uiteindelijk toe te slaan.

-   LSD: staat voor (Luisteren : actief luisteren en oppikken) + (Samenvatten : wat de persoon net gezegd heeft; dit doen we te weinig en is zeker nuttig in een onderhandeling en je toont zo ook dat je geluisterd hebt) + (Doorvragen : vragen stellen om de ander te begrijpen).

-   Kernbehoeften

-   Respect

-   Standpunten ventileren: laat iedereen maar eens zijn ding doen; de emoties komen er bij.

-   Uiteindelijk volgt de belangenanalyse, het komen tot de essentie! Door begrip te hebben voor de belangen van de ander, krijgt de ander zin om tot een oplossing te komen.

Fase 3: De effectieve onderhandeling met een aantal technieken

Integratieve technieken: in onderhandelingen moet je durven erkennen dat je dingen in het verleden niet goed hebt aangepakt. Wees daar authentiek in! Zo kan je zaken rechttrekken.

-         mensen scheiden van het probleem (het niet spiegelen op de persoon van de andere partij);

-         focussen op belangen, niet op standpunten: wat is belangrijk en dàn pas onderhandelen;

-         oplossingen zoeken in wederzijds belang: het moet aanvaardbaar zijn, ook voor de andere;

-         objectieve meetbare criteria gebruiken: zo wordt de discussie makkelijker gemaakt.

Distributieve technieken: nu begint pas de echte negotiatie met o.a.:

-         ankeren: je probeert de discussie te leiden naar het voorstel dat je zelf doet. Je geeft een eerste aanzet om dan tot een deal te komen. Ankeren is diegene die eerst spreekt met als risico buiten de range te zitten van de ander (te hoog ankeren, te laag ankeren), maar als je voorbereid bent, dan kan je dat veel beter inschatten.

-         tegenankeren: is geen tegenvoorstel, maar hierbij ga je over iets anders spreken dan het eigenlijke punt van onderhandeling, maar wat wel voor de tegenpartij belangrijk is. Vul belangen in voor de ander die voor jezelf niet te veel kosten.

-         toegevingen doen: in de advocatenwereld doe je dit niet, in onderhandeling wel: geef iets toe dat haalbaar is voor jou, waardoor de ander zin heeft om mee te gaan in het verhaal! Wees oplettend dat je geen te grote toegevingen doet: begin op onderbouwde manier.

-         packagedeals: kom niet af met één voorstel, maak verschillende voorstellen die voor jezelf allemaal dezelfde waarde hebben, maar werk met parameters (tijd, kwaliteit, snelheid, meer interesten…)

Manipulatieve technieken baseren zich o.a. op het volgende en zijn negatief:

-         er wordt zeer veel gelogen aan tafel. Dat is echt geen goed idee. Vroeg of laat komt dat uit. Jij zelf weet dat je liegt, je denkt er constant aan dat het kan uitkomen; dat heeft impact op jouw onderhandelen.

-         calimero

-         valreepescalatie: er op het eind nog een klak bij doen

-         good cop is soms meest de valsaard, manipuleert het meest…

Door deze fases te volgen, krijg je een opbouwende sfeer aan tafel waardoor je tot creatieve oplossingen kan komen gebaseerd op elkaars belangen. Zo kom je in de laatste afrondende fase: het neerschrijven. Dit geeft altijd spanningen. Ga daar goed mee om en ga dit gezamenlijk bekrachtigen en doe dat op tijd.