Vacature - Management Assistant ICF De Hanze

International Club of Flanders De Hanze (www.dehanze.be) organiseert voor zijn leden tweemaal per maand een activiteit (vriendendinners met topsprekers, bedrijfsbezoeken en ontbijt(k)boek-sessies). De Hanze is in 1978 opgericht door lokale industriëlen met een duidelijke historische knipoog naar de Hanzeatische stedenbond waarbij er zo’n 200 steden (o.a. Brugge) intensief samenwerkten. 

Vandaag maakt De Hanze deel uit van het internationaal netwerk ‘World Trade Centers Association’. Met een apolitieke visie en niet-gebonden aan één of andere levensbeschouwing groeide de club uit tot een uniek ontmoetingsplatform met zo’n 250 leden: managers, politici, ambtenaren en ondernemers kunnen er in een joviale sfeer hun ideeën vormen, aftoetsen of bijstellen door een open wisselwerking van gedachten en overtuigingen. De Hanze heeft haar zetel in het centrum van Brugge, waar ook het secretariaat gevestigd is. 

De Hanze is momenteel op zoek naar een (M/V) halftijdse Management Assistant. 

Functieomschrijving 

In eerste instantie is de management assistant de rechterhand van de voorzitter op het vlak van operationele taken en organisatie van alle events van De Hanze. Dit houdt in dat onder andere de volgende taken worden vervuld:

- beheren van de ledenadministratie en instaan voor de dagelijkse contacten met leden via allerlei kanalen (inschrijvingen, vragen van leden, …);

- opvolgen van inschrijvingen van nieuwe leden en managen van de nieuwe lidmaatschappen;

- voorbereiden en notuleren van alle vergaderingen van het Dagelijks Bestuur, de Raad van Bestuur enz.;

- instaan voor de boekhoudkundige administratie en opvolging (facturatie, betaling lidmaatschappen en inschrijvingen events, creditering, opvolgen sponsoring, …);

- voorbereiden en de volledige organisatie (catering, sprekers, uitnodigingen, …) van alle events: vriendendinners, ontbijt(k)boeken, bedrijfsbezoeken en andere activiteiten;

- tijdens alle clubactiviteiten instaan voor het onthaal van de leden en gastsprekers en voor een vlot verloop van het hele event, evenals de opvolging van de events (verslag, foto’s publiceren op de website, …);

- beheer van de website van De Hanze. 

Profiel

Deze vacature als Management Assistant is een vrij unieke job wanneer je je volgende talenten wilt ontplooien.

- Naast je sociale en communicatieve vaardigheden ben je punctueel en nauwkeurig.

- Je kan op een zelfstandige en autonome manier werken, waarbij je zelf initiatief kan nemen en oplossingsgericht kan handelen.

- Op proactieve wijze bied je volledige ondersteuning aan de voorzitter en het dagelijks bestuur waarbij je de dossiers perfect en correct weet voor te bereiden.

- Je houdt ervan om op events het onthaal en de verwelkoming van de leden te verzorgen en dat tevens op een discrete wijze.

- Om een perfecte service aan de leden te bieden, ben je bereid om de ‘extra mile’ te gaan en je flexibel op te stellen.

- Je hebt een zeer goede kennis van MS office. Kennis van een boekhoudpakket en het gebruik van social media zijn een pluspunt. 

Wat biedt De Hanze

De Hanze biedt je een interessante deeltijdse job in eigen streek met een bediendecontract van onbepaalde duur, waarbij je de kans krijgt om je professioneel en zelfstandig in te zetten. Je komt terecht in een dynamisch netwerkplatform met een open geest, waar je op autonome wijze je eigen job als Management Assistant verder vorm kan geven Daarnaast tel je bij ons mee als mens en stimuleren we initiatief in een ruimdenkend werkkader. Tevens krijg je een aantrekkelijk salaris met extralegale voordelen en werkzekerheid in een boeiende omgeving, waarin flexibiliteit in samenspraak mogelijk is.

Hoe solliciteren

Stuur je motivatiebrief en cv per mail naar info@dehanze.be. Op basis van de eerste selectie van de CV’s verzorgen we een correcte feedback en opvolging.